WEBVTT 1 00:00:04.500 --> 00:00:08.644 Abschiede laufen in vielen Firmen gleich: Blumen, Kuchen, eine Karte. 2 00:00:08.644 --> 00:00:14.229 Und erst eine Woche später fragt jemand, ob die Kollegin eigentlich noch an ihre Mails kommt. 3 00:00:14.479 --> 00:00:18.325 Genau da beginnt das Thema Offboarding, also der geregelte Austritt. 4 00:00:18.325 --> 00:00:23.471 Der Mensch geht, aber sein Konto, sein Laptop und seine Zugänge bleiben oft einfach stehen. 5 00:00:23.721 --> 00:00:28.521 Kurz vorweg: Alles, was wir heute sagen, hat die Redaktion von kjello recherchiert und geprüft. 6 00:00:28.771 --> 00:00:30.271 Dann bitte gleich konkret. 7 00:00:30.271 --> 00:00:33.850 Was riskiere ich als Geschäftsführung, wenn das liegen bleibt? 8 00:00:34.100 --> 00:00:34.741 Vier Dinge. 9 00:00:34.741 --> 00:00:38.885 Erstens können Daten abfließen, weil ein altes Konto noch funktioniert. 10 00:00:39.135 --> 00:00:42.721 Zweitens zahlen Sie weiter Lizenzen für jemanden, der nicht mehr da ist. 11 00:00:42.721 --> 00:00:45.858 Drittens gehen Kundenmails ins Leere oder landen bei niemandem. 12 00:00:46.108 --> 00:00:49.321 Viertens haben Sie Pflichten zum Aufbewahren und zum Löschen. 13 00:00:49.321 --> 00:00:52.903 Und für die steht am Ende die Geschäftsführung gerade, nicht die IT. 14 00:00:53.153 --> 00:00:54.932 Und was nehme ich aus dieser Folge mit? 15 00:00:55.182 --> 00:00:57.687 Drei typische Fälle, an denen es im Alltag hakt. 16 00:00:57.687 --> 00:01:03.688 Und am Ende eine Abfolge mit klarer Zuständigkeit für Personal, Führungskraft und IT, die Sie so übernehmen können. 17 00:01:04.288 --> 00:01:05.984 Fangen wir beim Konto an. 18 00:01:05.984 --> 00:01:08.291 Wie sieht der typische Fehler aus? 19 00:01:08.541 --> 00:01:13.098 Ein typischer Fall: Ein Vertriebsmitarbeiter kündigt, sein letzter Tag ist ein Freitag. 20 00:01:13.098 --> 00:01:17.497 Das Personal weiß es seit Wochen, die IT erfährt es am Montag danach, eher zufällig. 21 00:01:17.747 --> 00:01:20.389 Übers Wochenende konnte er sich weiter anmelden. 22 00:01:20.389 --> 00:01:23.748 Vom Handy, vom Laptop zu Hause, aus jedem beliebigen Browser. 23 00:01:23.998 --> 00:01:26.993 Jetzt mal ehrlich: Die meisten gehen doch im Guten. 24 00:01:26.993 --> 00:01:28.814 Ist das nicht sehr theoretisch? 25 00:01:29.064 --> 00:01:30.647 Meistens gehen sie im Guten, ja. 26 00:01:30.647 --> 00:01:33.171 Aber für den Schaden braucht es keine böse Absicht. 27 00:01:33.421 --> 00:01:37.172 Es reicht, dass die Kundenliste weiter auf den privaten Rechner synchronisiert. 28 00:01:37.172 --> 00:01:41.779 Oder dass ein Fremder das alte Kennwort kennt und ein Konto benutzt, auf das niemand mehr achtet. 29 00:01:42.029 --> 00:01:42.364 Gut. 30 00:01:42.364 --> 00:01:46.971 Was genau muss also am letzten Tag passieren, und wann? 31 00:01:47.221 --> 00:01:51.047 Am letzten Arbeitstag, nach Dienstschluss, wird das Kennwort zurückgesetzt. 32 00:01:51.047 --> 00:01:54.312 Danach wird die Person aus allen laufenden Sitzungen abgemeldet. 33 00:01:54.562 --> 00:01:58.971 Microsoft beschreibt genau das als ersten Schritt, wenn jemand das Unternehmen verlässt. 34 00:01:58.971 --> 00:02:01.376 Wichtig für Ihre Planung sind dabei zwei Zeiten. 35 00:02:01.626 --> 00:02:06.207 Nach dem Abmelden kann es bis zu einer Stunde dauern, bis wirklich jede Sitzung zu ist. 36 00:02:06.207 --> 00:02:10.366 Eine reine Sperre des Kontos kann sogar bis zu vierundzwanzig Stunden brauchen. 37 00:02:10.616 --> 00:02:14.256 Also nicht am Montag mal eben sperren und denken, damit ist es erledigt. 38 00:02:14.506 --> 00:02:15.013 Richtig. 39 00:02:15.013 --> 00:02:19.582 Die Sperre allein wirkt zu spät, deshalb kommt zuerst das neue Kennwort. 40 00:02:19.832 --> 00:02:21.839 Und wenn es nicht im Guten endet? 41 00:02:21.839 --> 00:02:26.036 Bei einer fristlosen Kündigung habe ich keinen geplanten letzten Tag. 42 00:02:26.286 --> 00:02:28.120 Dann dreht sich die Reihenfolge um. 43 00:02:28.120 --> 00:02:33.414 Die IT setzt das Kennwort zurück und beendet die Sitzungen, während das Gespräch läuft, nicht danach. 44 00:02:33.664 --> 00:02:36.444 Dafür muss die IT vorher Bescheid wissen, mit Uhrzeit. 45 00:02:36.444 --> 00:02:39.791 Das ist der eine Fall, in dem die Geschäftsführung selbst anruft. 46 00:02:40.041 --> 00:02:41.753 Und damit ist der Mensch draußen? 47 00:02:42.003 --> 00:02:43.503 Aus Microsoft 365, ja. 48 00:02:43.503 --> 00:02:53.931 Aber fast jede Firma hat Zugänge daneben: das Lieferantenportal, das Konto beim Onlineshop, die Seite in den sozialen Medien, manchmal das Onlinebanking. 49 00:02:54.181 --> 00:02:58.406 Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik nennt genau das als Schwachstelle. 50 00:02:58.406 --> 00:03:02.960 Liegen Zugänge verstreut, lassen sie sich beim Ausscheiden nicht in einem Arbeitsschritt sperren. 51 00:03:03.210 --> 00:03:04.784 Wer soll diese Liste denn kennen? 52 00:03:04.784 --> 00:03:07.743 Ich weiß selbst nicht, wo mein Einkauf überall angemeldet ist. 53 00:03:07.993 --> 00:03:10.770 Das weiß die Führungskraft am besten, nicht die IT. 54 00:03:10.770 --> 00:03:16.486 Deshalb gehört die Frage, wo die Person überall angemeldet ist, in das erste Gespräch nach der Kündigung. 55 00:03:16.736 --> 00:03:22.876 Und wo mehrere sich ein Kennwort teilen, etwa beim Konto im Onlineshop, wird dieses Kennwort am letzten Tag geändert. 56 00:03:22.876 --> 00:03:26.025 Sonst hat die Person den Zugang einfach im Kopf mitgenommen. 57 00:03:26.275 --> 00:03:31.413 Dasselbe gilt für alles Körperliche: Schlüssel, Zutrittskarte, der Code der Alarmanlage. 58 00:03:31.413 --> 00:03:35.909 Wer den Code kennt, kann die Anlage sonst auch nach dem Austritt ausschalten. 59 00:03:36.159 --> 00:03:37.805 Und wer ist wofür zuständig? 60 00:03:38.055 --> 00:03:42.956 Das Personal meldet das Austrittsdatum an Führungskraft und IT, sobald es feststeht. 61 00:03:42.956 --> 00:03:47.973 Die Führungskraft liefert die Liste der Zugänge, die IT setzt am letzten Tag alles um. 62 00:03:48.223 --> 00:03:55.187 Der IT-Grundschutz des Bundesamts sieht ausdrücklich vor, dass alle betroffenen Stellen vom Ausscheiden erfahren, auch die IT. 63 00:03:55.187 --> 00:03:59.775 Und er empfiehlt eine feste Ansprechperson im Personal, die den Austritt begleitet. 64 00:04:00.375 --> 00:04:05.055 Zweiter Punkt, und da wird es für mich heikel: das Postfach. 65 00:04:05.055 --> 00:04:09.033 Die Kunden schreiben ja weiter an die alte Adresse. 66 00:04:09.283 --> 00:04:14.185 Ein typischer Fall: Eine Projektleiterin geht, ihr Konto wird am nächsten Tag gelöscht. 67 00:04:14.185 --> 00:04:19.031 Drei Wochen später fragt ein Kunde nach, warum auf seine Anfrage niemand reagiert hat. 68 00:04:19.281 --> 00:04:20.943 Seine Mail ist nie angekommen. 69 00:04:20.943 --> 00:04:26.759 Microsoft schreibt dazu klar: Ist das Konto gelöscht, werden Mails an diese Adresse nicht mehr empfangen. 70 00:04:27.009 --> 00:04:28.623 Also nicht löschen. 71 00:04:28.623 --> 00:04:29.643 Sondern was? 72 00:04:29.893 --> 00:04:30.874 Es gibt zwei Wege. 73 00:04:30.874 --> 00:04:36.328 Der erste ist eine Weiterleitung, dann gehen neue Mails an die alte Adresse direkt an die Nachfolge. 74 00:04:36.578 --> 00:04:39.563 Das gilt aber nur für neue Mails, nicht für die alten. 75 00:04:39.563 --> 00:04:45.424 Der zweite Weg ist ein gemeinsames Postfach, dann sehen mehrere Personen auch die alten Mails und Termine. 76 00:04:45.674 --> 00:04:46.840 Und was kostet mich das? 77 00:04:47.090 --> 00:04:53.099 Ein gemeinsames Postfach braucht bei Microsoft keine eigene Lizenz, solange es kleiner als fünfzig Gigabyte ist. 78 00:04:53.099 --> 00:04:55.137 Ist es größer, braucht es wieder eine. 79 00:04:55.387 --> 00:04:58.634 Für beide Wege gilt: Das Konto selbst muss bestehen bleiben. 80 00:04:58.634 --> 00:05:02.746 Erst das Konto hält die Weiterleitung oder das gemeinsame Postfach zusammen. 81 00:05:02.996 --> 00:05:07.999 Moment, darf ich als Arbeitgeber überhaupt in das Postfach einer Ausgeschiedenen schauen? 82 00:05:07.999 --> 00:05:09.911 Da liegen doch auch private Mails. 83 00:05:10.161 --> 00:05:16.121 Die Datenschutzaufsicht von Bund und Ländern hat dazu zweitausendsechzehn eine Orientierungshilfe veröffentlicht. 84 00:05:16.121 --> 00:05:21.553 Danach dürfen Sie auf betriebliche Mails zugreifen, soweit es für betriebliche Zwecke erforderlich ist. 85 00:05:21.803 --> 00:05:25.554 Sobald eine Mail erkennbar privat ist, dürfen Sie sie nicht weiter lesen. 86 00:05:25.554 --> 00:05:31.000 Und bei Abwesenheit gilt dort eine Abwesenheitsnotiz als das mildere Mittel gegenüber einer Weiterleitung. 87 00:05:31.250 --> 00:05:32.745 Das klingt nach Juristerei. 88 00:05:32.745 --> 00:05:34.239 Wie löse ich das praktisch? 89 00:05:34.489 --> 00:05:38.443 Indem die Person vor ihrem letzten Tag die privaten Mails selbst entfernt. 90 00:05:38.443 --> 00:05:42.129 So sieht es das Muster der Aufsicht vor, mit angemessener Zeit dafür. 91 00:05:42.379 --> 00:05:44.830 Und was steht in so einer Abwesenheitsnotiz? 92 00:05:45.080 --> 00:05:51.223 Drei Dinge: dass die Person nicht mehr im Haus ist, wer jetzt zuständig ist, und wie man diese Person erreicht. 93 00:05:51.223 --> 00:05:52.441 Mehr braucht es nicht. 94 00:05:52.691 --> 00:05:56.480 Rechtlich offen ist ein Punkt: der Fall, dass private Nutzung erlaubt war. 95 00:05:56.480 --> 00:06:03.854 Einige Aufsichtsbehörden sehen den Arbeitgeber dann nicht mehr ans Fernmeldegeheimnis gebunden, ein höchstes Gericht hat das aber nicht geklärt. 96 00:06:04.104 --> 00:06:08.395 Fernmeldegeheimnis, das ist das Briefgeheimnis für Telefon und Mail? 97 00:06:08.645 --> 00:06:08.966 Genau. 98 00:06:08.966 --> 00:06:15.221 Die Datenschutzregeln gelten aber in jedem Fall, ein Blick ins Postfach braucht also immer einen betrieblichen Grund. 99 00:06:15.471 --> 00:06:20.324 Deshalb gehört die Privatnutzung in eine schriftliche Regelung oder Betriebsvereinbarung. 100 00:06:20.324 --> 00:06:24.959 Fehlt die, holen Sie Ihre Datenschutzberatung dazu, bevor jemand das Postfach öffnet. 101 00:06:25.209 --> 00:06:29.899 Dann die andere Richtung: Kann ich das Postfach nicht einfach ganz löschen? 102 00:06:29.899 --> 00:06:31.963 Datenschutz heißt doch Daten weg. 103 00:06:32.213 --> 00:06:32.789 Nicht ganz. 104 00:06:32.789 --> 00:06:39.337 Die DSGVO verlangt Löschen, wenn der Zweck entfallen ist, macht aber eine Ausnahme für gesetzliche Pflichten zum Aufbewahren. 105 00:06:39.587 --> 00:06:40.399 Und die gibt es. 106 00:06:40.399 --> 00:06:48.728 Nach Handelsgesetzbuch und Abgabenordnung heben Sie empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe sechs Jahre auf, und eine Mail, die ein Geschäft betrifft, zählt dazu. 107 00:06:48.978 --> 00:06:53.991 Buchungsbelege haben seit zweitausendfünfundzwanzig acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn. 108 00:06:53.991 --> 00:06:58.435 Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Brief kam oder rausging. 109 00:06:58.685 --> 00:07:05.704 Das heißt, wer das Postfach vorschnell löscht, vernichtet womöglich Unterlagen, die er aufheben muss. 110 00:07:05.954 --> 00:07:08.456 Richtig, und das geht schneller, als man denkt. 111 00:07:08.456 --> 00:07:14.950 Nimmt man nur die Lizenz weg, hält Microsoft Mails, Kontakte und Kalender dreißig Tage vor, danach sind sie endgültig weg. 112 00:07:15.200 --> 00:07:18.581 Und die Dateien der Person, also das, was in OneDrive liegt? 113 00:07:18.831 --> 00:07:20.940 Die gehören ebenfalls vorher übergeben. 114 00:07:20.940 --> 00:07:27.376 Microsoft rät, der Nachfolge den Zugriff zu geben, bevor das Konto gelöscht wird, denn danach bleiben nur dreißig Tage. 115 00:07:27.626 --> 00:07:31.401 Ein kleiner Punkt, der oft vergessen wird: offene Termine absagen. 116 00:07:31.401 --> 00:07:35.405 Hat die Person Besprechungsräume gebucht, bleiben die sonst blockiert. 117 00:07:36.005 --> 00:07:38.215 Dritter Fall: Laptop und Handy. 118 00:07:38.215 --> 00:07:43.133 Da höre ich oft den Satz, den Laptop bringe ich nächste Woche vorbei. 119 00:07:43.383 --> 00:07:48.183 Ein typischer Fall: Der Laptop kommt drei Wochen später, das Diensthandy gar nicht. 120 00:07:48.183 --> 00:07:52.289 Auf beiden liegen Firmenmails, Kundendaten und gespeicherte Kennwörter. 121 00:07:52.539 --> 00:08:00.682 Der IT-Grundschutz des Bundesamts sieht vor, dass beim Ausscheiden alle Unterlagen, Schlüssel, Geräte, Ausweise und Zutrittsrechte eingezogen werden. 122 00:08:00.682 --> 00:08:04.618 Und rechtlich kann der Eigentümer die Herausgabe seiner Sache verlangen. 123 00:08:04.868 --> 00:08:06.876 Und wenn das Handy privat ist? 124 00:08:06.876 --> 00:08:10.423 Viele lesen ihre Firmenmails auf dem eigenen Telefon. 125 00:08:10.673 --> 00:08:15.326 Dann wird nur das Firmenkonto vom Gerät entfernt, nicht das ganze Telefon gelöscht. 126 00:08:15.326 --> 00:08:19.699 Microsoft hat dafür eine eigene Variante, die nur die Daten des Kontos löscht. 127 00:08:19.949 --> 00:08:23.707 Beim Firmenhandy werden die Firmendaten gelöscht und das Gerät gesperrt. 128 00:08:23.707 --> 00:08:26.787 Danach kann es sich nicht mehr mit Microsoft 365 verbinden. 129 00:08:27.037 --> 00:08:30.308 Wer sorgt dafür, dass die Geräte wirklich zurückkommen? 130 00:08:30.558 --> 00:08:33.438 Die Führungskraft, am letzten Tag, gegen Unterschrift. 131 00:08:33.438 --> 00:08:37.493 Das Personal führt dafür eine Liste, was ausgegeben wurde und was zurückkam. 132 00:08:37.743 --> 00:08:40.560 Fehlt ein Gerät, erfährt es die IT noch am selben Tag. 133 00:08:40.560 --> 00:08:44.630 Dann wird es aus der Ferne gesperrt und gelöscht, statt drei Wochen zu warten. 134 00:08:44.880 --> 00:08:49.186 Und der Laptop, der zurückkommt, geht der direkt an die nächste Person? 135 00:08:49.436 --> 00:08:54.078 Erst nachdem geprüft ist, ob darauf noch Dateien liegen, die nirgends sonst gespeichert sind. 136 00:08:54.078 --> 00:08:57.172 Danach wird er vollständig zurückgesetzt und neu eingerichtet. 137 00:08:57.422 --> 00:09:01.550 Jetzt das Thema, bei dem ich als Kaufmännische hellhörig werde: Lizenzen. 138 00:09:01.800 --> 00:09:08.542 Ein typischer Fall: Die IT nimmt der ausgeschiedenen Person die Lizenz weg, und alle denken, die Kostenfrage ist erledigt. 139 00:09:08.542 --> 00:09:09.537 Das ist sie nicht. 140 00:09:09.787 --> 00:09:12.317 Die Lizenz ist dann nur frei, aber weiter gebucht. 141 00:09:12.317 --> 00:09:17.074 Bezahlt wird, bis jemand die Anzahl im Abo verringert oder die Lizenz einer neuen Person gibt. 142 00:09:17.324 --> 00:09:20.746 Also muss jemand aktiv entscheiden: neu besetzen oder abbestellen. 143 00:09:20.996 --> 00:09:24.745 Genau, und das ist eine Entscheidung der Führung, nicht der IT. 144 00:09:24.745 --> 00:09:29.446 Kommt eine Nachfolge, geht die Lizenz an sie, kommt keine, wird sie abbestellt. 145 00:09:29.696 --> 00:09:31.383 Das gilt nicht nur für Microsoft. 146 00:09:31.383 --> 00:09:35.984 Jedes Programm, das je Nutzer abgerechnet wird, gehört auf dieselbe Liste wie die Zugänge. 147 00:09:36.234 --> 00:09:38.415 Und das Wissen im Kopf der Person? 148 00:09:38.415 --> 00:09:40.083 Das nimmt sie ja auch mit. 149 00:09:40.333 --> 00:09:44.388 Dafür wird die Nachfolge rechtzeitig eingewiesen, am besten von der Person selbst. 150 00:09:44.388 --> 00:09:48.939 Geht das nicht, schreibt sie eine ausführliche Übergabe, so sieht es der IT-Grundschutz vor. 151 00:09:49.189 --> 00:09:53.112 Und vor der Verabschiedung erinnert jemand noch einmal an die Verschwiegenheit. 152 00:09:53.112 --> 00:09:56.042 Das ist ein Satz im Abschlussgespräch, aber er gehört dazu. 153 00:09:56.642 --> 00:09:59.821 Dann bitte zum Schluss die Abfolge. 154 00:09:59.821 --> 00:10:02.818 Was lege ich morgen im Haus fest? 155 00:10:03.068 --> 00:10:08.804 Erstens: Sobald eine Kündigung feststeht, meldet das Personal das Datum an Führungskraft und IT. 156 00:10:08.804 --> 00:10:14.539 Die Führungskraft liefert die Liste mit Zugängen, Geräten, Programmen und geteilten Kennwörtern. 157 00:10:14.789 --> 00:10:22.308 Zweitens: Am letzten Tag nach Dienstschluss wird das Kennwort zurückgesetzt, jede Sitzung beendet und jedes geteilte Kennwort geändert. 158 00:10:22.308 --> 00:10:24.759 Die Geräte kommen gegen Unterschrift zurück. 159 00:10:25.009 --> 00:10:29.483 Drittens: Das Konto wird erst gelöscht, wenn Postfach und Dateien übergeben sind. 160 00:10:29.483 --> 00:10:33.792 Und die Führung entscheidet, ob die Lizenz weitergegeben oder abbestellt wird. 161 00:10:34.042 --> 00:10:34.988 Das ist machbar. 162 00:10:34.988 --> 00:10:37.711 Und wenn ich das nicht selbst nachhalten will? 163 00:10:37.961 --> 00:10:41.465 Wer mit kjello arbeitet, meldet den Austritt per Klick im Portal. 164 00:10:41.465 --> 00:10:47.071 Dann werden sämtliche Zugänge samt Microsoft-Konto und Lizenz entzogen, und das Gerät wird zurückgeholt.